¿Qué hace un asistente administrativo? Funciones, salario, educación y perspectivas

Los secretarios y asistentes administrativos realizan tareas rutinarias de oficina y de organización: contestar teléfonos, gestionar la agenda, manejar la correspondencia, preparar documentos y mantener registros. Lo habitual es tener un diploma de escuela secundaria o su equivalente, y la mayoría aprende el trabajo en el puesto a lo largo de unas semanas. Los puestos ejecutivos suelen exigir varios años de experiencia administrativa.

De un vistazo

¿Qué hace un asistente administrativo?

El Manual de Perspectivas Ocupacionales (OOH) enumera estas funciones:

• Contestar teléfonos, tomar mensajes o transferir llamadas.
• Agendar citas y actualizar calendarios.
• Organizar reuniones del personal.
• Manejar el correo y los faxes entrantes y salientes.
• Preparar memorandos, facturas e informes.
• Editar documentos.
• Mantener bases de datos y sistemas de archivo.
• Hacer teneduría de libros básica.

El OOH distingue cuatro tipos: ejecutivo, legal, médico y todos los demás (excepto legal, médico y ejecutivo).

Entorno de trabajo

La atención de la salud y la asistencia social emplean al 32% de los trabajadores, los servicios educativos al 13%, los servicios profesionales, científicos y técnicos al 11%, el gobierno (excluidos la educación estatal y local y los hospitales) al 8%, y las organizaciones religiosas, de subvenciones, cívicas y profesionales al 5%. La mayoría trabaja en oficinas, algunos trabajan desde casa como asistentes virtuales y la mayoría trabaja a tiempo completo.

Educación, formación y licencias

• Educación: Quienes terminaron la escuela secundaria y se manejan bien con procesadores de texto y hojas de cálculo suelen calificar para los puestos de nivel inicial. Normalmente no se exige una licenciatura, aunque los puestos ejecutivos pueden preferir algunos estudios universitarios o una licenciatura.
• Capacitación: La mayoría aprende en el puesto a lo largo de unas semanas. Los secretarios médicos y legales pueden capacitarse durante varios meses para aprender la terminología del sector.
• Experiencia: Los secretarios ejecutivos y los asistentes administrativos ejecutivos suelen necesitar varios años de experiencia en otros puestos administrativos.
• Licencias: El OOH no menciona requisitos de licencia ni de certificación.

Habilidades que importan

El OOH menciona las habilidades para tomar decisiones, interpersonales, de organización y de redacción. O*NET enumera las habilidades, los conocimientos y las actividades laborales de esta ocupación, lo cual es útil cuando adaptas un currículum.

¿Cuánto ganan los asistentes administrativos?

La BLS informa un salario anual mediano de US$48,310 al año (mayo de 2025). El 10% con menores ingresos ganó menos de US$35,360 y el 10% con mayores ingresos ganó más de US$77,720. Por tipo, la mediana fue de US$76,590 para ejecutivo, US$55,570 para legal, US$47,540 para todos los demás y US$45,930 para médico. Nuestra guía sobre cómo investigar el salario explica cómo comparar estas cifras con una oferta.

Perspectivas laborales

La BLS proyecta que el empleo disminuirá un 2% de 2025 a 2035, una pérdida de 75,300 empleos. Es una ocupación muy grande, por lo que aun así se proyectan unas 314,400 vacantes por año en promedio durante la década.

Cómo conseguir empleo

1. Elige tu entorno. La atención de la salud, la educación y los servicios profesionales emplean al mayor número de trabajadores, y los puestos médicos y legales valoran la terminología del sector.
2. Muestra tus habilidades con software. Nombra los procesadores de texto, las hojas de cálculo y las herramientas de calendario que manejas bien.
3. Demuestra que eres organizado u organizada. Describe los calendarios que gestionaste, el volumen de correo o de llamadas que atendiste y los registros que mantuviste exactos. Nuestra guía de currículum ATS explica el formato. ¿Es tu primer empleo? Consulta currículum sin experiencia.
4. Practica lo básico de la entrevista. Usa nuestras herramientas de preparación para entrevistas.
5. Busca con constancia. Sigue nuestra rutina para encontrar empleo rápido y busca empleos en LiveRec.

Ocupaciones relacionadas

Auxiliares de teneduría de libros, contabilidad y auditoría; taquígrafos judiciales y subtituladores simultáneos; empleados generales de oficina; empleados de información; especialistas en expedientes médicos; transcriptores médicos; paralegales y asistentes legales; recepcionistas; empleados financieros; agentes de viajes.

Preguntas frecuentes

¿Los asistentes administrativos necesitan un título universitario? No. Lo habitual es un diploma de escuela secundaria o su equivalente, aunque los puestos ejecutivos pueden preferir algunos estudios universitarios o una licenciatura.

¿Cuánto tarda en aprenderse el trabajo? La mayoría aprende en el puesto a lo largo de unas semanas. Los secretarios médicos y legales pueden capacitarse durante varios meses.

¿Qué necesita un asistente ejecutivo? Los secretarios ejecutivos y los asistentes administrativos ejecutivos suelen necesitar varios años de experiencia en otros puestos administrativos.

¿Esta ocupación está creciendo? La BLS proyecta una disminución del 2% de 2025 a 2035, pero unas 314,400 vacantes por año.

Fuentes

• BLS Occupational Outlook Handbook, Secretaries and Administrative Assistants: https://www.bls.gov/ooh/office-and-administrative-support/secretaries-and-administrative-assistants.htm (accessed 31 October 2026)
• BLS Occupational Employment and Wage Statistics: https://www.bls.gov/oes/ (accessed 31 October 2026)
• O*NET OnLine, Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive (43-6014.00): https://www.onetonline.org/link/summary/43-6014.00 (accessed 31 October 2026)

Esta es información general, no asesoría legal, fiscal ni migratoria. Las normas cambian y tu situación puede ser distinta. Consulta a un abogado con licencia o a un asesor calificado.